档案是信息的载体，是历史记载的真实记录，是开展历史研究及相关工作的宝贵财富。为进一步了解我县档案开展情况，加强和规范档案管理工作，充分发挥档案在助推我县新一轮大发展中的作用，根据县政协常委会年度工作安排，县政协副主席俞赛飞带领文史资料与教文卫体委员会和部分政协委员，对我县档案规范化建设工作进行专题视察。视察组先后实地察看了东沙镇和县市场监督管理局的档案规范化建设工作，详细了解档案组织管理、硬件设施配备、库房规范化标准建设等情况，听取了县档案局关于我县档案规范化建设情况的汇报，并就目前存在的困难和问题交流了看法，提出意见建议。现将视察情况报告如下：

一、我县档案工作基本情况

目前，全县6个乡镇、57家机关企事业单位成功通过档案目标管理认定，其中56家单位达到省级以上标准。2家单位建成省级示范数字档案室，14家单位建成市级规范化数字档案室，15个社区（村）完成省、市级社区（行政村）示范（规范）化档案室创建工作。信息化建设方面，16家（部分乡镇、县属机关和国有企事业单位）已建成规范数字档案室单位建立了档案管理系统全文数据库，实现了全文机检、信息共享和数据安全保管。但是，很多单位未配备档案信息化工作必要的硬件软件，自动化办公系统（OA系统）完整运用率不高，不能与档案管理系统进行有效对接，全县数字化水平与其他县区相比，仍有一定差距。

二、存在的困难和问题

（一）档案重要性认识不够。部分单位对档案工作重视不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物给予充分保证。有的单位和部门的重要业务档案没有及时整理、装订、归档，而是放置在各职能科室。有的单位和部门的档案工作随意性较大，档案管理人员变动过于频繁。

（二）档案管理水平尚待提高。一是档案员队伍不稳定。很多单位的档案管理员一岗多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。二是硬件设施不达标。一些单位的档案室与打印室、储藏室混为一体，设施设备老化、不齐全，不符合“八防”要求，档案柜规格不一，比较零乱。有些单位没有专门的档案室，把档案存放在各个职能科室。三是工作制度机制不健全。很多单位档案管理工作缺乏相应的制度和机制予以保障，档案工作完全建立在档案管理人员的工作自觉上。档案人员因业务不精，导致档案不按时立卷归档，归档文件的整理、分类不准确，甚至重要档案损坏遗失等情况时有发生。

（三）档案功能发挥有待提升。目前，各单位、部门之间缺乏横向沟通联系，各自为阵，档案使用仅停留在应付检查和简单的信息查询上，档案服务基本处于“坐等”状态，对于城市建设、经济发展、文化艺术、科技创新等方面积累沉淀下来的大量的档案信息资料的征集、整理、价值鉴定、编目与检索、编辑与研究、利用和服务上主动性不足。由于信息化、数字化水平不高和快速便捷的检索系统的缺乏，查找档案往往难且费时。此外，档案开放没有面向大众，仅对单位和少数人开放，档案利用率低下，严重影响了档案为社会经济发展服务功能的发挥。 

三、意见建议

（一）强化宣传教育，提高档案认识。一是争取领导重视。领导重视是推动工作的重要前提，档案工作人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位带来的益处，取得领导对档案工作重要性的认同，从而逐渐加强对档案工作的重视程度。二是提高档案工作人员对档案重要性的认识。档案管理是一项专业性很强的工作，不但需要较强的工作责任心，更需要良好的职业素养。按照新时期档案工作要求，经常性组织学习档案业务和《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，提高思想认识，养成良好的职业道德，提高业务水平，增强责任担当。三是引导全社会都来关注档案工作。利用广播、电视、社区宣传栏等各种有效载体，向全社会宣传档案工作在社会经济发展中的作用，通过画报图片等形式展示群众利用档案、解决现实生活中疑难问题的典型事例，让广大群众切身体会到档案带来的实实在在的好处，提升全社会对档案工作的认识。

（二）加强组织领导，提升管理水平。一是要把档案管理工作摆上议事日程，尤其是档案重点单位，要把档案管理工作列入单位年度工作计划和年度考核目标，明确分管领导和工作职责，建立以分管领导为组长，各科室负责人和专(兼)职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组，定期听取档案工作汇报，做到与本单位中心工作同安排、同部署，为档案事业发展创造一个良好的内部环境。二是分派人员从事档案管理工作，有条件的或有具体工作要求的单位，必须分派具备档案管理资格的人员专职从事该工作，无条件的或没有具体要求的单位，要指派固定人员从事日常档案管理与维护，促进档案工作稳定有序发展。三是建立健全各项工作制度，定期组织档案员进行业务培训教育，运用集中授课、线上交流、实地观摩、现场指导等方式，按需施教，注重实效。档案职能部门要深入基层和各企事业单位，进行业务指导，特别是一些历史欠账多、档案管理力量比较薄弱的企事业单位，要列为重点帮扶对象，促进档案工作水平提升、效率提高。

（三）注重开发征集利用，充分发挥档案使用价值。一是向社会广泛征集关乎民生、地方特色、著名人物、非物质文化遗产等专业档案，抢救性地收集反映岱山发展并具永久保存价值的文字、照片、实物等资料，努力保证岱山历史发展的档案完整性。二是整合相关部门已有的档案信息资源，利用数字化等高科技手段，分门别类建立相应的目录、全文、专题等数据库，构筑一个集文字、图片、多媒体于一体的档案信息资源系统，确保档案利用的各种需要。三是编制档案检索工具，编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引，确保档案查找快速、便捷，提高档案查询效率。四是加快档案数字化、信息化步伐，优先整理与广大群众最关心、最直接、最现实利益相关的民生档案，通过互联网与全县各个便民服务中心相连，实现群众查找档案资料“零跑腿”。五是及时编发单位和个人利用档案带来社会效益、经济效益的实例，通过媒体反馈社会，使社会各界进一步了解、熟悉档案的作用和价值，激发社会各界利用档案的积极性，充分发挥档案工作在助推全县跨越式发展中的作用。